Sistema de gestión de documentos y método de gestión de documentos
Descripción general
 En un sistema en el que una pluralidad de sistemas de creación de documentos y sistemas de referencia están conectados a la misma red, se puede hacer referencia a los documentos arbitrarios en el sistema desde un sistema arbitrario. ] Una pluralidad de sistemas de creación de documentos 13 capaces de crear documentos y una pluralidad de sistemas de referencia de documentos 17 que se refieren a documentos creados por el sistema de creación de documentos 13 a través de una red están conectados a la misma red y pueden comunicarse entre sí establece el sistema de gestión de ubicación del documento 10 que mantiene la información de ubicación documento de cada documento creación de sistema en una red, el sistema de creación de documentos 13 registra la información de ubicación y el número de versión del documento en el sistema de gestión de documentos de ubicación 10, el sistema de referencia del documento 17 está configurado para recuperar un documento del sistema de creación de documentos 13 basándose en la información de ubicación del documento y el número de versión del sistema de gestión de ubicación del documento 10.
Campo técnico
La presente invención se refiere a un campo en el que los documentos y los datos multimedia se usan en común entre sistemas en una red.
Antecedentes de la técnica
Si por ejemplo se aplica a un sistema de red configurada para funcionar como un sistema de directorio telefónico desde una pluralidad de ordenadores, sistema de referencia de documento compuesto por referencia al documento sistema de producción y el documento para mantenerse al día para crear un documento para ser la base Ha sido hecho.
Un sistema de procesamiento de datos se describe en la Solicitud de Patente Japonesa abierta a consulta por el público número 64 78361 (en lo sucesivo denominado Ejemplo Convencional 1). El sistema de procesamiento de datos del ejemplo convencional 1 incluye una pluralidad de conjuntos de subsistemas, un dispositivo de almacenamiento compartido y medios de acceso. El subsistema comprende un dispositivo de almacenamiento principal y al menos un medio de ejecución de instrucción conectado al dispositivo de almacenamiento principal y las instrucciones de ejecución. Además, el dispositivo de almacenamiento compartido está compuesto por una memoria de acceso aleatorio y se comparte entre estos subsistemas. Además, este dispositivo de almacenamiento compartido contiene un grupo de datos compartido por este subsistema. Además, los medios de acceso se proporcionan para identificar la ubicación del dispositivo de almacenamiento compartido en respuesta a un identificador de datos y una dirección relativa especificada por una instrucción para acceder al dispositivo de almacenamiento compartido ejecutado por uno de los subsistemas Lo ha hecho.
Además, se muestra un aparato de procesamiento de intercambio de datos en la solicitud de patente japonesa abierta a consulta por el público número 4 260141 (en lo sucesivo denominado ejemplo convencional 2). En este aparato de procesamiento de intercambio de datos, se proporciona información de control compartido a la sección de control de acceso, y la información de control compartido incluye un directorio predeterminado que indica que los archivos designados por el primer directorio y el segundo directorio se comparten Cuando la unidad de control de acceso recibe una solicitud de acceso que especifica el archivo designado por el primer directorio y el archivo con el nombre de archivo especificado por esta solicitud no se instruye desde el primer directorio , El segundo directorio está determinado por esta información compartida, y cuando hay un proceso de actualización del archivo, la configuración se realiza de manera que se indique un nuevo archivo con el mismo contenido que el archivo desde el primer directorio con este nombre de archivo. , Y ejecuta este proceso de actualización en el nuevo archivo.
Además, se muestra un método de gestión de objetos en la patente japonesa abierta a consulta por el público n.º 111119 (en lo sucesivo denominado ejemplo convencional 3). En el método de gestión de objetos del Ejemplo convencional 3, se proporcionan una unidad de gestión de objetos y una unidad de ejecución en un método de gestión de objetos para gestionar un subsistema compuesto por uno o una pluralidad de objetos. La unidad de gestión de objetos incluye una tabla de gestión que almacena identificadores para cada uno de los subsistemas y almacena nombres de objetos que constituyen cada subsistema. La unidad de ejecución, sólo el objeto de subsistema solicita la zona del objeto después de otro con referencia a la tabla de gestión de la unidad de gestión de objetos al iniciar cualquier subsistema sólo los objetos necesarios para el subsistema de la unidad de almacenamiento de objetos Y purga el área de objetos del área de objetos a la unidad de almacenamiento de objetos.
Además, la publicación de patente japonesa abierta a consulta por el público n.º 84350 (en lo sucesivo denominada el ejemplo convencional 4) muestra un sistema de red de aire local, un método de control de transferencia de datos y un aparato de procesamiento de datos. Las redes locales del aire, un nodo que gestiona el recurso compartido (servidor) en una red de área local en la que una pluralidad de nodos y (estación de trabajo) está conectado a través de una línea de comunicación para uso de los recursos compartidos, cualquiera de las estaciones de trabajo comparten recursos , Y la estación de trabajo tiene una función para contener los datos del archivo incluso después de que se haya completado la edición.
Tarea de solución
En la técnica anterior, existían los siguientes dos problemas. En primer lugar, la primera, una pluralidad de sistema de producción de documentos en la misma red, si es diferente documento de contenidos cada explotación, desde el sistema de referencia del documento, el documento cada vez que la referencia, en el sistema host de destino de almacenamiento , Y existe la necesidad de corregir la información de destino de almacenamiento almacenada en el sistema automático cada vez que se crea o elimina un documento nuevo.
Entonces, incluso cuando un documento es que saca ya antes de que el sistema de creación de documentos en el sistema de referencia del documento, ya que el documento es de ninguna manera de confirmar si es o no la fecha del documento, cada vez que se hace referencia en el documento, el documento Hubo una necesidad de copiar desde el sistema de creación.
En consecuencia, un problema técnico de la presente invención, se elimina la necesidad de resolver los problemas mencionados anteriormente en los puntos de la técnica anterior, el sistema de referencia del documento, para almacenar sistema de creación de documentos de destino de almacenamiento del documento para hacer referencia a cada documento Y para proporcionar un sistema de gestión de documentos.
Además, otro problema técnico de la presente invención es que, cuando se hace referencia al documento de nuevo mientras el sistema de referencia del documento contiene el documento previamente adquirido del sistema de creación de documentos, dependiendo del estado del documento en el sistema de creación de documentos. Es proporcionar un sistema de gestión de documentos que no realice copias innecesarias.
Solución
En el sistema de gestión de documentos de la presente invención, una pluralidad de sistemas de creación de documentos capaces de crear documentos y una pluralidad de sistemas de referencia de documentos que se refieren a documentos creados por el sistema de creación de documentos a través de una red están conectados a la misma red. en un sistema puede comunicarse con el sistema de gestión de ubicación del documento que mantiene la información de ubicación de documento del documento del sistema de creación de documentos en la red se establece en la misma red, cuando la documentación del sistema de creación de documentos, al actualizar, documentar, respectivamente ubicación cuando se eliminan registro de la información y el número de versión, la actualización, ejecute el sistema de borrado de documentos gestión de ubicación, el sistema de referencia del documento, la información de ubicación del documento y el número de versión del sistema de gestión de documentos ubicación como una función para recuperar un documento del sistema de creación de documentos basado en Ahí
En el método de gestión de documentos de la presente invención, una pluralidad de sistema de referencia del documento que se refieren a los documentos creados con una pluralidad de sistemas de preparación de documentos capaces de crear un documento en el sistema de creación de documento a través de la red está conectada a la misma red un método de comunicación que pueden comunicarse entre sí, el sistema de gestión de ubicación del documento que mantiene la información de ubicación de documento del documento del sistema de creación de documentos en la red se encuentra en la misma red, cuando la documentación del sistema de creación de documentos, al actualizar, cuando se eliminan registro de cada información de ubicación del documento y el número de versión, la actualización, ejecute el sistema de gestión de documentos ubicación eliminado, documentar sistema de referencia, para sacar el documento a información de la ubicación y el número de versión del sistema de gestión de documentos de ubicación del sistema de creación de documentos basado en .
En lo sucesivo, las realizaciones de la presente invención se describirán con referencia a los dibujos.
La figura 1 es un diagrama de bloques que muestra una configuración de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con una realización de la presente invención. En la Figura 1, el sistema de gestión de documentos incluye un sistema de documento de gestión de localización 10, y un sistema 13 documento la creación y el sistema de referencia del documento 17 comprende una base de datos de documento de gestión de la ubicación 12, respectivamente, la base de datos de documentos padre 15, la base de datos de documentos 19 Lo ha hecho.
El sistema de gestión de ubicación de documentos 10 incluye un programa de gestión de ubicación de documentos 11 que opera dentro del sistema de gestión de ubicación de documentos 10 para gestionar la ubicación del documento y una ubicación del documento creado por cada sistema en la red para cada documento Y una base de datos de administración de documentos 12. Este sistema de gestión de ubicación de documentos 10 existe en una red en una red.
El sistema de creación de documentos 13 incluye un programa de creación de documentos 14 y un programa de transmisión de documentos 16, y crea un documento. Este sistema de creación de documentos 13 puede existir en una pluralidad de sistemas en la red. El programa de creación de documentos 14 crea, actualiza y elimina documentos que operan en el sistema de creación de documentos 13. La base de datos padre del documento 15 almacena los documentos que se crearán, actualizarán y eliminarán. Además, el programa de transmisión de documentos 16 recupera el documento solicitado a ser referido desde el sistema de creación de documentos 13 desde la base de datos primaria de documentos 15 y lo transmite al sistema de referencia de documentos 17.
El sistema de referencia de documento 17 incluye un programa de referencia de documento 18 para hacer referencia a los documentos almacenados en cada sistema de creación de documento 13 en la red. El sistema de referencia de documento 17 puede existir en una pluralidad de sistemas en la red. La base de datos de documentos 19 almacena documentos tomados del sistema de creación de documentos 13. Incidentalmente, el símbolo 1A es una línea de comunicación.
A continuación, el método de operación de la realización de la presente invención se describirá con referencia a las figuras 2 a 7.
En primer lugar, en el sistema de gestión de documentos de acuerdo con la realización de la presente invención, se describirá un caso en el que se crea nuevamente un documento y se realiza el registro del documento.
La figura 2 muestra un flujo de creación de un nuevo documento y registro del documento en el sistema de creación de documento 13. Con referencia a la figura 2, en el paso 20, el documento creado por el programa de creación de documentos 14 se registra en la base de datos principal del documento en el sistema de creación de documentos 13. Aquí, los datos del contenido del documento a registrar se muestran en la figura 3. 3, documento identificador 61 es un identificador, número de gestión de número de versión 62 generación de documentos se cuenta por 1 cada vez que el documento se actualiza para especificar un documento que consiste en un nombre de documento o similar. Posteriormente, se proporciona un cuerpo principal del documento 63. Esta base de datos maestra de documento 15 está registrada con el identificador de documento 61 como una clave.
La figura 4 es un diagrama que muestra el contenido de la información de ubicación del documento. Como se muestra en la figura 4, la información de ubicación del documento incluye el identificador de documento 71, número de versión 72, nombre de sistema de creación de documento 73 y nombre de base de datos principal de documento 74. En la figura 4, el identificador de documento 71 y el número de versión 72 son los mismos que el identificador de documento 61 y el número de versión 62 en la figura 3, respectivamente.
A continuación, en el paso 21, paso 22, paso 23, documento información de ubicación 70 del documento 60 registrada en el paso 20, se crea por el programa de creación de documentos 14, que está inscrita en la base de datos de documentos de gestión de localización 12 del sistema de documento de gestión de localización 10 . Aquí, en la base de datos de gestión de ubicación de documentos 12, el identificador de documento 71 se registra como una clave. En este momento, el valor inicial 0 se establece en el número de versión 72.
A continuación, se dará una descripción de un caso de actualización de un documento ya creado en el sistema de gestión de documentos de acuerdo con la realización de la presente invención. La figura 5 es un diagrama que muestra un flujo en el momento de actualizar un documento ya creado. Con referencia a la figura 5, en el paso 30, el documento existente se cambia, el número de versión 62 se incrementa en 1 (+1), y el documento actualizado se registra en la base de datos padre del documento 15. En los pasos 31, 32 y 33, los contenidos de la versión número 62 se copian en la versión número 72. Es decir, el número de versión de la información de ubicación del documento se cuenta hacia arriba (+1), la información de versión del documento actualizado se notifica al sistema de gestión de ubicación del documento y se registra en la base de datos de gestión de ubicación del documento 12.
A continuación, se describirá el procesamiento en el momento de la referencia del documento en el sistema de referencia de documentos 17 en el sistema de gestión de documentos de acuerdo con la realización de la presente invención.
La figura 6 es un diagrama que muestra un flujo de procesamiento en el momento de la referencia del documento en el sistema 17 de referencia del documento. Como se muestra en la Fig. 6, en la etapa 40, a partir de la base de datos de gestión de ubicación documento 12 un identificador de documento 71 del documento de referencia como una clave, para recuperar la información de ubicación documento 70, en el paso 41, el documento situado en la base de datos de documentos de gestión de localización 12 se determina si la información 70 está presente, de lo contrario, se considera que el sistema de creación de documentos 13 supone que el documento ha sido eliminado, borrado, en su caso en la base de datos documental 19 del sistema de referencia del documento 17 es el documento en el paso 45 Terminar.
Por otro lado, si la información de ubicación del documento 70 existe en el paso 41, se confirma en el paso 42 si el mismo documento existe en el sistema de referencia del documento 17. Si existe el mismo documento, en el paso 43, se compara si el número de versión 72 de la información de ubicación del documento 70 extraída en el paso 40 coincide con el número de versión 62 del documento en la base de datos del documento 19. Si coinciden, el proceso termina.
Por otro lado, si el número de versión 62 es digno de todo, en la etapa 44, para determinar el sistema de creación de documentos 13 de la información de ubicación del documento 70 cómo la ubicación de almacenamiento de documentos recuperados en el paso 40, el documento de la base de datos del documento de nivel superior 15 en el sistema Y lo almacena en la base de datos de documentos 19 del sistema de referencia de documentos 17 y finaliza.
A continuación, se describirá el proceso de eliminación de documentos en el sistema de gestión de documentos de acuerdo con la realización de la presente invención. La figura 7 es un diagrama que muestra un flujo cuando se elimina un documento. Como se muestra en la Fig. 7, en el paso 51 y el paso 52 emite una solicitud de eliminación para el sistema de documento de gestión de la ubicación desde el sistema de creación de documentos, sistema de documento de gestión de localización que ha recibido la solicitud, los identificadores de documento documento de gestión de ubicación a borrar documento como clave Y elimina la información de ubicación del documento 70 de la base de datos 12. A continuación, en el paso 53, el sistema de creación de documentos elimina el documento de la base de datos principal del documento 19.
sistema 13 en la presente realización, el sistema de gestión de documentos localización 10, aunque el sistema de referencia del documento 17 se describe, respectivamente, como sistemas separados, no permisible incluso documentar sistema de referencia al mismo tiempo del mismo sistema de documentación del sistema, el conjunto de creación de documentos La combinación es gratis.
Además, el sistema de creación de documentos 13 y el sistema de referencia de documentos 17 necesitan conocer el nombre del sistema de gestión de la ubicación del documento 10 por adelantado.
Efecto de la invención
Como se explicó anteriormente, en la presente invención, el sistema de referencia del documento, un documento de gestión que elimina la necesidad de almacenar sin un sistema de creación de documentos destino de almacenamiento del documento para hacer referencia a cada documento sea consciente de la ubicación de los documentos individuales Un sistema puede ser provisto.
Además, en la presente invención, cuando se hace referencia al documento de nuevo mientras el sistema de referencia del documento contiene el documento previamente adquirido del sistema de creación de documentos, dependiendo del estado del documento en el sistema de creación de documentos, documentos innecesarios Es posible proporcionar un sistema de gestión de documentos flexible sin copiar.
Breve descripción de los dibujos La figura 1 es un diagrama de configuración de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con una realización de la presente invención.
La figura 2 es un diagrama de flujo del procesamiento de registro de documentos.
La figura 3 es un diagrama que muestra el contenido del documento.
La figura 4 es un diagrama que muestra la información de ubicación del documento.
La figura 5 es un diagrama de flujo del procesamiento de actualización de documentos.
6 es un diagrama de flujo del procesamiento de referencia del documento.
La figura 7 es un diagrama de flujo del procesamiento de eliminación de documentos.
10 Sistema de gestión de ubicación del documento
11 Programa de administración de ubicación del documento
12 Base de datos de administración de ubicación del documento
13 Sistema de creación de documentos
14 Programa de creación de documentos
15 base de datos primaria del documento
16 Programa de transmisión de documentos
17 Sistema de referencia de documentos
18 Programa de referencia de documentos
19 Base de datos de documentos
1a línea de comunicación
Reclamo
Una pluralidad de sistemas de creación de documentos capaces de crear un documento y una pluralidad de sistemas de referencia de documentos que se refieren a documentos creados por la pluralidad de sistemas de creación de documentos a través de una red están conectados a la misma red y comunicación mutua. Un sistema de gestión de ubicación de documentos que mantiene información de localización de documentos de cada sistema de creación de documentos en la red se proporciona en la misma red, y en el sistema de creación de documentos, la información de ubicación del documento y el documento se actualizan registrar el número de versión es el número de gestión generación de documentos se cuenta hasta sistema de gestión de ubicación para cada documento, el sistema de referencia del documento, basado en el número de versión y la información de ubicación documento registrado en el sistema de gestión de ubicación del documento Y extrae el documento de dicho sistema de creación de documentos.
2. El sistema de gestión de documentos según la reivindicación 1, donde el contenido del documento a registrar en el sistema de gestión de ubicación del documento comprende un identificador de documento para identificar un documento que incluye un nombre de documento y el número de versión, y la información de ubicación del documento el identificador de documento, el número de versión, el nombre del sistema de creación de documentos, y está compuesto de dicho nombre de base de datos de documento de nivel superior, el sistema de creación de documentos y base de datos de documento de nivel superior que está registrado como clave el identificador de documento es un documento creado , El sistema de gestión de documentos comprende una base de datos de gestión de documentos en la que el programa de creación de documentos registra la información de ubicación del documento y un programa de gestión de la ubicación del documento para gestionar el documento registrado Sistema de gestión de documentos.
3. El sistema de gestión de documentos según la reivindicación 1, en el que al actualizar el documento creado, el número de versión registrado en la base de datos principal del documento se incrementa en 1, y cuando el número de versión de la información de ubicación del documento es el documento La información de administración de documentos se copia desde el número de versión de la base de datos principal y se registra en la base de datos de administración de ubicación del documento.
En la reivindicación 4 de la reivindicación 1 sistema de gestión de documentos, en el que en el proceso cuando la referencia del documento en el sistema de referencia del documento, sacado de la ubicación documento identificadores de documento de información del documento de referencia a partir de la base de datos de gestión de ubicación documento como una tecla, la ubicación del documento determinar la presencia o ausencia de la información de ubicación documento en una base de datos de gestión, si no hay existe la información de ubicación documento, se supone que el documento se elimina del sistema de creación del documento, el documento es largo en la base de datos de documentos del sistema de referencia del documento Si la información de ubicación del documento existe, se confirma si el mismo documento existe en el sistema de referencia del documento, y si el mismo documento existe, el número de versión de la información de ubicación del documento extraído Con el número de versión del documento en la base de datos del documento, y si los números de versión coinciden, el procesamiento finaliza y el número de versión no es monótono. Si el documento, caracterizado porque para determinar el sistema de creación de documentos de la ubicación de almacenamiento de documentos a partir de la información de ubicación del documento sacado, llevado a cabo el documento de la base de datos de los padres de documentos en el sistema, y ​​termina almacenada en la base de datos documental del sistema de referencia del documento Sistema de gestión
En la reivindicación 5 de sistema de gestión de documentos reivindicación 1 según el tiempo de proceso de borrado de documentos, el sistema de creación de documentos, elimina la ubicación del documento la información de ubicación documento de los identificadores de documento base de datos de gestión que desea borrar los documentos como una clave, la creación de documentos Y borra el documento de una base de datos padre del documento documental del sistema.
Una pluralidad de sistema de referencia del documento que se refieren a los documentos creados se pueden crear reivindicación 6 documenta una pluralidad de sistema de creación de documentos por el sistema de creación de documento a través de la red está conectado a la misma red, el método de comunicación que pueden comunicarse entre sí el sistema de gestión de documentos ubicación que mantiene la información de ubicación de documento del documento del sistema de creación de documentos en la red se encuentra en la misma red, y registra la información de la ubicación y el número de versión del documento, la información de ubicación del documento y la versión registrada Y recuperando el documento basado en el número.
7. Método de gestión de documentos según la reivindicación 6, donde el contenido del documento a registrar en el sistema de gestión de ubicación del documento comprende un identificador de documento para identificar un documento que incluye un nombre de documento y el número de versión, la información de ubicación del documento el identificador de documento, el número de versión, el nombre del sistema de creación de documentos, y está compuesto de dicho nombre de base de datos de documento de nivel superior, el sistema de creación de documentos y base de datos de documento de nivel superior que está registrado como clave el identificador de documento es un documento creado , El sistema de gestión de documentos comprende una base de datos de gestión de documentos en la que el programa de creación de documentos registra la información de ubicación del documento y un programa de gestión de la ubicación del documento para gestionar el documento registrado Método de gestión de documentos
El método de gestión de documentos según la reivindicación 8, según la reivindicación 6, en el que, la actualización del documento creado en lo anterior, el artículo dicho número de placa registrado en la base de datos matriz se incrementa en uno, el número de versión de la información de ubicación documento es el documento Copiado desde el número de versión de la base de datos principal y registrado en la base de datos de administración de ubicación del documento.
El método de gestión de documentos según la reivindicación 9, según la reivindicación 6, en el que, en el proceso cuando la referencia del documento en el sistema de referencia del documento, sacado de la ubicación documento identificadores de documento de información del documento de referencia a partir de la base de datos de gestión de ubicación documento como una tecla, la ubicación del documento determinar la presencia o ausencia de la información de ubicación documento en una base de datos de gestión, si no hay existe la información de ubicación documento, se supone que el documento se elimina del sistema de creación del documento, el documento es largo en la base de datos de documentos del sistema de referencia del documento Si la información de ubicación del documento existe, se confirma si el mismo documento existe en el sistema de referencia del documento, y si el mismo documento existe, el número de versión de la información de ubicación del documento extraído Con el número de versión del documento en la base de datos del documento, y si los números de versión coinciden, el procesamiento finaliza y cuando el número de versión no tiene valor , Gestión de documentos, caracterizado porque tomada a cabo para determinar el sistema de creación de documentos de la ubicación de almacenamiento de documentos de la información de ubicación documento, sacado el documento de la base de datos matriz documento en el sistema, y ​​los extremos almacena en la base de datos de documentos del sistema de referencia del documento Método.
En la reivindicación 10 de método de la reivindicación 6 de gestión de documentos de acuerdo con el tiempo de proceso de borrado documento, el sistema de creación de documentos, se elimina la ubicación del documento la información de ubicación documento de los identificadores de documento base de datos de gestión que desea eliminar documentos como una clave, la creación de documentos Y eliminar el documento de un documento de la base de datos principal del sistema.
Dibujo :
Application number :1996-320862
Inventors :日本電気エンジニアリング株式会社
Original Assignee :安田正▲隆▼