Método de archivo y aparato de archivo
Descripción general
 Es un objeto de la presente invención proporcionar un método y aparato de archivo que pueda ingresar y buscar de manera eficiente sin desperdiciar memoria, y puede conocer información de datos de lapso de tiempo en un documento de archivo. ] Al leer un documento con un escáner y archivarlo, si un documento determinado es el documento actualizado B del documento A ya archivado, la imagen de información adicional se extrae al comparar el documento B y el documento A, Una imagen de información se agrega jerárquicamente al documento A. Además, al imprimir el documento de archivo C, el código de selección se imprime en la impresión, y cuando el documento D con el código de selección agregado con la nueva información es leído por el escáner, el documento original C se reconoce desde el código de selección , Compara el documento D con el documento C, extrae la imagen de información adicional y agrega jerárquicamente la imagen de información adicional al documento C.
Campo técnico
La presente invención se refiere a una técnica de archivo electrónico de documentos.
Antecedentes de la técnica
En general, la presentación electrónica de documentos es una tecnología de base de datos sin papel, fácil de buscar, fácil de modificar, y se espera que sea más popular en el futuro.
La figura 11 es un diagrama de flujo que muestra el trabajo de registro de la presentación de documentos electrónicos convencionales. En cada uno de los diagramas de flujo que se describen a continuación, se supone que la marca de Kuroshi en la figura indica un proceso que requiere la intervención del usuario.
Coloque el original en el escáner e inicie el escáner (1001). Luego, el operador ingresa el nombre del original leído por el escáner (1002) y el operador ingresa la palabra clave del original leído (1003), finalizando el registro.
Tarea de solución
Por cierto, en el método de archivo convencional descrito anteriormente, aunque previamente registrado, al imprimir, usar para una reunión o similar, escribir, cuando se está registrando nuevamente (medio 1) o introducir información de escritura desde el teclado Fue necesario actualizar (significa 2).
Sin embargo, en el método 1, hay varios documentos similares, que tienen la desventaja de desperdiciar memoria. También tiene la desventaja de ser confuso al buscar.
Además, incluso si se elimina un documento anterior, existe la desventaja de que se producen inconvenientes porque se desconoce la información de lapso de tiempo de los datos en el documento.
Mientras tanto, los medios 2 requieren una cantidad de tiempo considerable para la entrada, lo que es desventajoso porque es ineficiente.
RESUMEN DE LA INVENCIÓN Es un objeto de la presente invención proporcionar un método y aparato de archivo que pueda ingresar y buscar de manera eficiente sin desperdiciar memoria, y puede conocer información de datos de lapso de tiempo en un documento de archivo.
Solución
En la primera invención (reivindicaciones 1 y 6) de la presente solicitud, cuando se ingresan y archivan datos de imagen, si los datos de imagen de entrada son el documento actualizado B del documento A ya archivado, el documento A Una unidad de extracción que compara el documento B con el documento A y extrae una imagen adicional, una unidad de entrada que ingresa información sobre la imagen adicional y una unidad de visualización que muestra la información adicional extraída por la unidad de extracción y la información Y medios de almacenamiento para almacenar la información ingresada por los medios de entrada.
La segunda invención (reivindicación 2,7), cuando se imprime el documento a ser presentada C, entradas y los medios de impresión para imprimir códigos de clasificación en la impresión, la nueva información se ha añadido el documento firmado ordenados D Un medio de extracción para comparar el documento D con el documento C para extraer una imagen adicional y agregar jerárquicamente la imagen adicional al documento C Y un medio de suma.
Según una tercera invención (reivindicaciones 3, 8), en la segunda invención, cuando se introduce el documento D, se proporcionan los medios de corrección para corregir la inclinación del documento desde el código de selección.
Además, en las invenciones cuarta y quinta (reivindicaciones 4, 5, 9, 10), en la invención anterior, medios para adjuntar información sobre el tiempo adicional como información sobre la imagen adicional extraída, medios para introducir la palabra clave .
En las invenciones primera y segunda, dado que la imagen adicional se extrae y se agrega jerárquicamente al documento de archivo original, la memoria se puede utilizar con eficacia y la recuperación también es fácil.
Además, en la segunda invención, es posible eliminar la necesidad de especificar el documento C imprimiendo el código de selección en el momento de la impresión. De acuerdo con el tercer aspecto de la invención, la corrección de la inclinación se realiza usando el código de selección, de modo que puede ser útil para mejorar la precisión del procesamiento posterior.
De acuerdo con el cuarto aspecto de la invención, también se adjunta información de tiempo cuando se agregan jerárquicamente imágenes adicionales, de modo que se puede conocer la información temporal de los datos en el documento de archivo. De acuerdo con el quinto aspecto de la invención, cuando se agregan imágenes adicionales jerárquicamente, se puede garantizar la seguridad de la confidencialidad de la información adjuntando palabras clave.
La figura 1 es un diagrama de bloques que muestra una configuración de sistema en una realización de la presente invención.
Como se muestra en la figura, el aparato de archivado comprende un escáner 1 para leer un documento y convertirlo en una señal eléctrica, una impresora 2 para imprimir una imagen en un papel de registro, una sección operativa 3 para que un operador introduzca varias teclas, Una unidad de visualización 4 para visualizar diversos tipos de información y visualizar una pantalla de operación como un panel táctil, una unidad de control 5 para controlar todo el sistema, y ​​una memoria 6 para almacenar documentos de archivo y similares.
La figura 2 es un diagrama de flujo que muestra la operación de acuerdo con la primera realización de la presente invención.
En primer lugar, cuando se establece un documento en el escáner 1 y se inicia la operación de registro de archivado, el escáner 1 se activa para leer el documento. El documento a leer se establece como documento B (S101).
A continuación, en la etapa S102, se pregunta al usuario B si el documento B ya ha sido registrado en la memoria 6 o no.
Por ejemplo, se visualiza como se muestra en la pantalla de visualización 201 en la FIG. El usuario hace clic en el botón (Sí) o (No) con el mouse. La caja gruesa del botón (No) indica que (No) es un botón seleccionado por defecto cuando se presiona la tecla de retorno.
Si es el primer documento registrado, el proceso avanza a S103 y se ingresa un nombre de documento. Como una forma de esta entrada, por ejemplo, se realiza la visualización como se muestra en la pantalla de visualización 202 en la figura 3. Escriba el cuadrado con el teclado y presione el botón (OK), o presione la tecla de retorno. En esta realización, aunque el usuario haya hecho una entrada, si el usuario tiene una función de reconocimiento de caracteres (reconocimiento de caracteres), el resultado de reconocimiento de caracteres se utiliza para indicar que el tamaño de la fuente es grande o las palabras ubicadas en la cabeza están numeradas Para que el usuario pueda hacer la selección.
A continuación, en la etapa S104, se ingresan las palabras clave del cuerpo del documento. La pantalla de visualización 203 en la figura 3 muestra un ejemplo de visualización de entrada de palabra clave. Además de la entrada de nombre, las palabras que aparecen frecuentemente con la función OCR se pueden registrar automáticamente como palabras clave. En este caso, no hay una estrella negra en S104.
Por otro lado, si se trata de un documento actualizado en S102, el proceso pasa a S105, y se designa un documento (en lo sucesivo denominado documento A) que es la fuente del documento actualizado. Aquí, se visualiza como se muestra en la pantalla de visualización 204 de la figura 3. En esta pantalla de visualización 204, el número de referencia 2041 denota un botón de cambio de nivel de directorio. Cuando se presiona este botón, aparece un menú desplegable y el directorio se puede mover. El número de referencia 2042 denota un nombre de un documento en el directorio que se muestra en el botón 2041.
En la presentación, es posible pertenecer a múltiples directorios. Eso es porque es conveniente para los humanos buscar.
Cuando se selecciona el documento A en S105, el documento A y el documento B se comparan en S106.
Como modo de comparación, en esta realización, binarizada se compara en unidades de píxel de realizar, pero simplemente en comparación con el escáner del nivel de lectura (gamma) o se desvía debido skew documento. La figura 4 muestra un ejemplo de desviación y muestra la letra A que es una parte del documento A y el documento B de una manera ampliada.
Como el nivel de lectura del documento A 301 se escanea escasamente, hay muchas porciones de caracteres negros. Además, el documento B 302 tiene pocas porciones negras en comparación con el documento A 301, y cuando se compara en unidades de píxeles, doce píxeles indicados por x son diferentes.
A continuación, se muestra un ejemplo de un método (S106) de extracción de bloques diferentes por comparación de documentos en el diagrama de flujo de la FIG.
Primero, en el paso S 401, la resolución se reduce a 1/4. El valor de 1/4 debe ajustarse según las características del escáner (resolución, características ascendentes, etc.), 1/8 puede ser mejor y 1/16 puede ser mejor. Sin embargo, aparece información que no se puede recoger cuando es demasiado gruesa.
Además, en esta realización, en la presente realización, el procesamiento se realiza de manera que cuando hay negro incluso si hay un píxel en 4 × 4 píxeles, es negro.
Mediante este procesamiento, el documento A en la figura 4 se vuelve como se muestra por 501 en la figura 6 y el documento B en la figura 4 como se muestra en 502 en la figura 4.
A continuación, la imagen de baja resolución en comparación S402 para cada píxel en el nivel 2, 0 (ya que es la imagen binaria), cuando al diferente, al mismo tiempo crea una imagen de cero. En el ejemplo de la figura 6, la marca cruzada es 1 y las otras son cero.
Este proceso se describirá con referencia al ejemplo de imagen en la figura 7. En la figura 7, el número de referencia 601 denota una imagen en la que la resolución del documento A se reduce a 1/4, y 602 es una imagen obtenida fijando la resolución del documento B en 1/4. Esto se compara en S 402, y se crea una imagen C (imagen 603). En 603, una pluralidad de puntos aislados representados por 'x' aparece en 502 en la figura 6.
A continuación, en S 403, se lleva a cabo el procesamiento para eliminar puntos aislados de la imagen C. En esta realización, el procesamiento de estrechamiento de píxeles se realiza en dos dimensiones.
En el paso S404, la resolución se vuelve más rugosa, y los puntos negros adyacentes se asignan al mismo grupo para crear un rectángulo (punto de inicio (sx, sy), tamaño (x, y)).
En S 405, se corta una imagen del documento B (resolución del escáner) que cae dentro del rectángulo creado en S 404 y se extrae una imagen adicional.
Lo anterior es la descripción de S 106 en la figura 2.
En S107, el número de bloques extraídos se sustituye en m. En el ejemplo de la figura 7, m = 5. En los pasos S108, S109 y S113, la operación de S110 S112 se repite m veces a través de un bucle.
En S110, la imagen extraída se muestra al usuario y se le pide si adjuntar o no la palabra clave.
Al ingresar una palabra clave, el proceso pasa a S 111 para ingresar una palabra clave. La figura 8 muestra una pantalla de visualización de un ejemplo de esta operación de entrada de palabra clave.
Para cada imagen extraída, se le puede preguntar si desea ingresar una palabra clave y si agregar o eliminar esta imagen al mismo tiempo. En la figura 8, la selección del botón (Agregar) (Eliminar) y la entrada de palabra clave se realizan al mismo tiempo.
A continuación, se adjunta información de tiempo (mes, día, hora) a la imagen adicional que no se eliminó en S 112. Luego, el procesamiento de S110 S112 se repite m veces.
A través del procesamiento anterior, se creó información de imagen adicional. Cuando el usuario lo ve, es posible seleccionar 'mostrar' o 'no mostrar' la información de imagen adicional en el menú o similar.
Si esta palabra clave no se ingresa como palabra clave, esta palabra clave puede no hacerse visible. Además, la palabra clave se puede usar como el identificador del bloque.
Además, cuando se hace clic dos veces en la imagen adicional, se puede mostrar información adicional de la imagen, como la información del tiempo y la palabra clave.
Como se describió anteriormente, la imagen extraída y la información sobre la imagen (palabra clave e información de tiempo) se almacenan en la memoria 6 en asociación con el documento A. Como resultado, con respecto al documento B, es suficiente almacenar la parte añadida, con lo que se ahorra memoria.
Además, cuando se lee el documento B 'que ha cambiado el documento B del escáner 1, se extraen más bloques modificados del documento B, y se adjuntan palabras clave y la información del tiempo. Luego, la imagen extraída y la información sobre la imagen (palabra clave e información de tiempo) se almacenan en la memoria 6 en asociación con el documento A.
Por lo tanto, es posible determinar fácilmente los contenidos de las imágenes modificadas secuencialmente desde el documento A, información sobre las palabras clave de las imágenes e información sobre cuándo se cambiaron las imágenes. Además, dado que se almacena el bloque modificado, se puede guardar la capacidad de la memoria.
Además, cuando la parte cambiada del documento A al documento B se cambia nuevamente con el documento B ', el contenido del documento B' se visualiza primero al mostrar el contenido del documento B 'y al hacer clic nuevamente en la parte Puede ser mostrado.
A continuación, se describirá una segunda realización de la presente invención.
En la presente realización, como condición previa, cuando se imprime un documento de presentación, se imprime el código de selección.
La figura 9 es un diagrama de flujo que muestra una operación de impresión en esta realización.
Primero, en S 801, se le pregunta al usuario si desea agregar o no un código de clasificación. Luego, en el caso de adjuntar el código de selección, en el paso S 802, el código de selección se imprime, por ejemplo, en la esquina superior derecha del original. Puede ser un personaje legible por humanos o un código de barras, pero aquí se trata de un código de barras. Por supuesto, también es posible imprimir diversa información además del código que indica el documento.
A continuación, en el paso S 803, se realiza la impresión.
A continuación, la operación de archivado se lleva a cabo sobre la premisa de la impresión selectiva de signos como se describió anteriormente. La figura 10 es un diagrama de flujo que muestra la operación de archivado de la segunda realización.
En la figura 10, porciones diferentes de la figura 2 son S 902, S 903 y S 904.
En primer lugar, cuando se establece un documento en el escáner y se inicia la operación de registro de archivado, el escáner se inicia y se lee el original. El documento a leer se establece como documento D (S 901).
A continuación, en el paso S902, se busca un código de búsqueda en la esquina superior derecha. Si hay un código de clasificación, el flujo avanza a S 903, y el documento C se especifica decodificando el código de clasificación.
A continuación, en el paso S 904, la inclinación del documento se corrige a partir del código de selección. Aunque este paso no es necesariamente necesario, existe la ventaja de que los errores se reducen en una comparación posterior entre el documento C y el documento D y varios procesos (como el OCR). Luego, el proceso procede a S 907.
Por otro lado, si no hay un código de clasificación en S902, el proceso avanza a S905 y se le pregunta al usuario si el documento D es un documento actualizado de documentos ya registrados. Si es el primer documento registrado, el flujo avanza a S 915 para ingresar el nombre del documento.
Por otro lado, si se trata de un documento actualizado en S905, el flujo avanza a S906 para designar el documento (documento C) como la fuente del documento actualizado.
A continuación, en S 907, se comparan el documento C y el documento D y se extrae un bloque de la imagen adicional. El modo de esta extracción puede ser como se muestra en la primera realización u otros métodos.
A continuación, en S 908, el número de bloques extraídos se sustituye en m. En los pasos S 909, S 910 y S 914, las operaciones de S 911 y S 912 se repiten m veces a través de un bucle. En S 911, la imagen extraída se muestra al usuario y se cuestiona si se adjunta o no una palabra clave.
Al ingresar una palabra clave, el proceso pasa al S 912 y se ingresa una palabra clave. Luego, en S 913, la información de tiempo se adjunta a la imagen adicional que no se ha eliminado. El proceso de S 911 S 913 se repite m veces.
Si, (es necesario especialmente designados tratado con un menú si se pone todos los códigos de selección, o poner no) a menos que la necesidad es la cuestión de la etapa de selección de la impresión de los códigos de la S801, no hay rama de la S801, cuando el trabajo de registro Los pasos S 905 y S 906 son innecesarios. Entonces, S 801, S 905 y S 906 son todos pasos con una estrella, que tiene el mérito de no molestar a las manos del usuario.
En estas realizaciones, el documento archivo se ha descrito, que se almacena en la memoria 6 no se limita a esto, puede ser una memoria extraíble tal como un disco óptico o un disco floppy, por supuesto.
Efecto de la invención
Como se explicó anteriormente, de acuerdo con las invenciones primera y segunda de la presente solicitud, dado que la imagen adicional se extrae y se agrega jerárquicamente al documento de archivo original, la memoria se puede usar efectivamente, y la búsqueda También es fácil.
Además, de acuerdo con la segunda invención de la presente solicitud, es posible eliminar la necesidad de especificar el documento C imprimiendo el código de selección cuando se imprime. De acuerdo con la tercera invención de la presente solicitud, es posible hacer que la corrección de pendiente usando este código de clasificación sea útil para mejorar la precisión del procesamiento posterior.
Además, de acuerdo con la cuarta invención de la presente solicitud, cuando se añaden imágenes adicionales jerárquicamente, uniendo información de tiempo, se puede conocer la información temporal de los datos en el documento de archivo. De acuerdo con la quinta invención de la presente solicitud, cuando se agregan imágenes adicionales jerárquicamente, se puede asegurar la confidencialidad de la información adjuntando palabras clave.
Además, como se explica en la segunda realización, si el código de selección siempre se imprime, los pasos de S801, S905 y S906 se eliminan, la parte que atraviesa la mano del usuario se reduce en gran medida, y el procesamiento automático adicional .
La figura 1 es un diagrama de bloques que muestra una realización de la presente invención.
La figura 2 es un diagrama de flujo que muestra un ejemplo de una operación de archivo de acuerdo con la primera realización de la presente invención.
La figura 3 es un diagrama explicativo que muestra una pantalla de visualización en la primera realización.
La figura 4 es una vista explicativa que muestra un ejemplo de desplazamiento de imagen entre el documento A y el documento B en la primera realización.
La figura 5 es un diagrama de flujo que muestra un ejemplo de operación de extracción de imagen adicional en la primera realización.
La figura 6 es un diagrama explicativo que muestra una imagen con la resolución de la imagen en la figura 4 ajustada a ¼.
La figura 7 es un diagrama explicativo que muestra un cambio en una imagen mediante la operación de extracción de imagen adicional en la primera realización.
La figura 8 es un diagrama explicativo que muestra una pantalla de visualización para introducir palabras clave de imagen adicionales en la primera realización.
La figura 9 es un diagrama de flujo que muestra una operación de impresión en una segunda realización de la presente invención.
La figura 10 es un diagrama de flujo que muestra un ejemplo de la operación de archivado en la segunda realización.
La figura 11 es un diagrama de flujo que muestra una operación convencional.
8 ... ... 1 ... Escáner,
2 ... impresora,
3 ... sección de operación,
4 ... sección de visualización,
5 ... sección de control,
6 ... memoria.
Reclamo
Reivindicación 1 Un método de entrada de documentos para introducir y archivar datos de imagen y especificar dicho documento A cuando dichos datos de imagen de entrada son un documento actualizado B del documento A que ya se ha archivado, Extracción de una imagen adicional mediante la comparación, la introducción de información en la imagen adicional y el almacenamiento de información en la imagen adicional y la imagen adicional.
Al imprimir las reivindicaciones 2 de archivo de documentos C, para imprimir el código seleccionado en la copia, cuando la nueva información para introducir añadió el documento firmado D seleccionado, reconoce el archivo de documentos originales C a partir del código de clasificación Extraer una imagen adicional comparando el documento D y el documento C, y agregando jerárquicamente la imagen adicional al documento C.
3. El método de presentación según la reivindicación 2, en el que, cuando se introduce el documento D, la inclinación del documento se corrige a partir del código de selección.
4. El método de presentación según la reivindicación 1, en el que se adjunta información sobre el tiempo adicional como información sobre la imagen adicional extraída.
5. El método de presentación según la reivindicación 1, en el que las palabras clave se introducen como información sobre las imágenes adicionales extraídas.
6. Aparato de procesamiento de imágenes según la reivindicación 1, que comprende además: medios de especificación para especificar el documento A cuando los datos de imagen introducidos son un documento actualizado B del documento A ya archivado cuando se introducen y archivan datos de imágenes; Una unidad de entrada que ingresa información sobre la imagen adicional, y una unidad de almacenamiento que almacena la imagen adicional extraída por la unidad de extracción y la información ingresada por la unidad de entrada Para el aparato de archivo.
7. Un aparato de impresión para imprimir un documento de presentación C en una impresión al imprimir un documento de presentación C, un medio de impresión para imprimir el documento de presentación C en una impresión y un medio para ingresar el documento de presentación original C, medios de reconocimiento para comparar el documento D con el documento C, medios de extracción para extraer la imagen adicional comparando el documento D y el documento C, y agregando medios para agregar jerárquicamente la imagen adicional al documento C, que es el documento de archivo original Un aparato de archivo.
8. Aparato de archivado según la reivindicación 7, que comprende además medios de corrección para corregir la inclinación del documento desde el código de selección cuando se introduce el documento D.
9. El aparato de archivar de acuerdo con la reivindicación 6, que comprende además medios para unir información sobre el tiempo adicional como información sobre la imagen adicional extraída.
10. El aparato de archivado según la reivindicación 9, que comprende además medios para introducir una palabra clave como información sobre la imagen adicional extraída.
Dibujo :
Application number :1996-317155
Inventors :キヤノン株式会社
Original Assignee :戸田ゆかり